De grens over met een vertaald document? Denk om apostille of legalisatie!

U heeft de beëdigde vertaling van uw document in handen en bent klaar voor de reis naar het land en de instantie waarvoor het vertaalde document is bestemd – maar wacht! Bent u ervan op de hoogte of u een apostille of legalisatie nodig hebt of niet?

Het zou best vervelend zijn als de buitenlandse instantie uw document ondanks de beëdigde vertaling niet accepteert. Wilt u dit voorkomen kunt u maar beter van tevoren informeren of er nog stempels nodig zijn. Want dat zijn apostilles of legalisaties in principe, een of meerdere stukken papier met een stempel of stempels, maar dan wel bijzondere papieren en stempels.

Wat precies is een apostille en een legalisatie en wat is het verschil?

In 1961, inmiddels dus al bijna 60 jaar geleden, werd bij de Haagse Conventie, vaak ook Apostilleverdrag genoemd, afgesproken om de vereiste legalisatie van officiële documenten bij internationaal gebruik te vereenvoudigen. Dit werd de apostille, een officiële stempel van de rechtbank die verklaart dat uw document authentiek is. De lijst van landen die de conventie hebben ondertekend kunt u hier vinden.

In tegenstelling tot de apostille, een eenvoudige document van één pagina met stempel en handtekening, houdt een legalisatie veel meer werk in en legt een veel langere weg af; de procedure voor het verkrijgen van de legalisatie is daarbij ook nog afhankelijk van het soort document. Een legalisatie is bijvoorbeeld altijd nodig bij documenten voor handelstransacties en douaneformaliteiten, hier volstaat een apostille niet.

Afschaffing apostille c.q. legalisatie binnen EU

Sinds 16 februari 2019 is een apostille of legalisatie niet meer verplicht voor openbare documenten afgegeven door de autoriteiten van één van de lidstaten van de EU die bedoeld zijn voor de autoriteiten in een ander lidstaat. Dit geldt voor documenten waarmee bepaalde feiten worden vastgesteld, zoals geboorte, overlijden, huwelijk, burgerlijke staat, adoptie, nationaliteit en dergelijke. Als het hierbij gaat om een meertalig document, is ook geen vertaling meer nodig.

Wel is het nog steeds mogelijk om, indien men dit wenst, een apostille of legalisatie te verkrijgen. Dit geldt ook voor het bekende CIEC uittreksel oftewel het meertalige uittreksel van akten van de burgerlijke stand waarmee Nederlandse aktes op een praktische en voordelige manier in de hele wereld te gebruiken zijn.

Wilt u meer weten? Download dan hier het pdf-bestand van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken.

Uiteraard kunt u ook altijd contact met JK Translate opnemen, wij informeren u graag over alle details en verzorgen desgewenst ook de apostille of legalisatie voor u zodat u niet zelf naar de rechtbank of het CDC (Consulair Dienstencentrum, Ministerie van Buitenlandse Zaken) hoeft. De kosten die wij hiervoor in rekening brengen vindt u hier.