Was ist eine Apostille? Alles Wichtige zur internationalen Dokumentenanerkennung

Was ist das genau versteht man unter einer Apostille? Hier die offizielle Definition.

Die Apostille ist eine spezielle Beglaubigungsform, die im internationalen Bereich der Beurkundung von Dokumenten genutzt wird. Ihre Beschlussfassung erfolgte im Haager Übereinkommen zur Einräumung der Freistellung von der Legalisierung für internationale Privatrechts-Urkunden im Rahmen der Haager Konferenz für internationales Privatrecht (HCCH) mit Beschlussdatum vom Jahr 1961.

Durch die Apostille wird die Authentizität eines öffentlichen Dokumentes, einer Unterschrift oder eines Stempels offiziell bestätigt. Der Beglaubigungsprozess wird als „Apostillierung” definiert. Seit sie als Beglaubigungsform eingeführt wurde, hat sich der internationale Urkundenverkehr erheblich verbessert und die Prozesse wurden beschleunigt. Dokumente, die beispielsweise für eine Firmengründung im Ausland erforderlich sind, werden durch eine Apostille zusätzlich legitimiert und erlangen so ihre grenzübergreifende Rechtsgültigkeit.

Es stellt sich die Frage, wann die Haager Apostille eingesetzt werden kann.

Die Apostille kann nur von Staaten in Anspruch genommen werden, die dem multilateralen Haager Übereinkommen als Mitglieder beigetreten sind. Alle Staaten, die an diesem Übereinkommen teilnehmen, können auf der Webseite des Auswärtigen Amtes eingesehen werden, wo auch weiterführende Informationen zu der Thematik zu finden sind. Aktuell sind 89 Staaten und ein Staatenbund (die EU) Mitglieder. Außerdem gibt es noch weitere 66 Vertragspartner des Apostille Übereinkommens, wobei sich dieser Stand auf Januar 2022 bezieht.

Wie genau eine Apostille aussieht, wird im Folgenden erläutert

Die Apostille ist ein 9 x 9 cm großer Stempel, der unmittelbar auf das zu beglaubigendes Dokument gesetzt wird. Die Apostille muss immer mit dem Titel „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ versehen sein. Alles Weitere kann in der jeweiligen Landessprache verfasst werden.

Normalerweise brauchen die entsprechenden Behörden im jeweiligen Land eine Übersetzung des Originaldokuments. In diesem Fall muss die Übersetzung anstelle des Originaldokuments beglaubigt werden. Dies ist abhängig von der Form der Urkunde oder des Dokuments. So ist beispielsweise bei der Unternehmensgründung aus dem Ausland in Deutschland eine beglaubigte Übersetzung durch einen beeidigten Übersetzer notwendig.

Bei der Apostille werden Dokumente nur von einer zuständigen Behörde im Ausstellungsland beglaubigt. Für die sogenannte Legalisation muss das Dokument dagegen von verschiedenen zuständigen Behörden beglaubigt werden. Zunächst muss eine entsprechende Vorbeglaubigung durch die zuständige Behörde im Ursprungsland ausgestellt werden. Im nächsten Schritt muss eine Legalisation durch ein Konsulat des Ziellandes durchgeführt werden.  Beglaubigte Dokumente werden meist mit einer Apostille versehen.  Auch bei Übersetzungen müssen die Apostillen mitübersetzt und beglaubigt werden.

Wie sieht das Verfahren der Legalisierung aus?

Das Verfahren der Legalisation wurde durch das Haager Abkommen (Apostille) größtenteils außer Kraft gesetzt. Für alle Mitgliedsstaaten des Haager Abkommens ist eine sogenannte Apostille für die entsprechenden Dokumente völlig ausreichend. Das bedeutet eine erhebliche Zeit- und Arbeitsersparnis im internationalen Dokumentenverkehr. Staaten, die nicht Mitglieder des Haager Übereinkommens sind, müssen ihre Dokumente weiterhin durch das Legalisationsverfahren beglaubigen lassen.

Es gibt somit zwei Arten der Beglaubigung, wobei die erste Art die Beglaubigung durch eine Behörde ist, während die zweite Art die Beglaubigung durch einen Notar ist.

Diese beiden Verfahren sind folgende:

– Die Legalisation

– Die Apostille

Fazit zur Legalisierung mit einer Apostille

Wenn Sie wissen wollen, welche Art der Beglaubigung erforderlich ist (d.h. eine Legalisierung oder eine Apostille), wenden Sie sich bitte an die zuständige konsularische Vertretung des Bestimmungslandes oder an die für die Beglaubigung zuständigen Stellen.

Für Länder, die dem Haager Übereinkommen zur Erteilung einer Apostille beigetreten sind, genügt es, die erforderlichen Urkunden mit einer Apostille zu versehen. Mit der Apostille wird die öffentliche Urkunde direkt im Ausland anerkannt.

Werden die Urkunden für Nicht-Vertragsstaaten benötigt, müssen die Urkunden vorbeglaubigt werden. Im nächsten Schritt müssen Sie sich mit Ihren Urkunden an die konsularische Vertretung des Bestimmungsstaates wenden. Dort wird die vorbeglaubigte Urkunde dann „legalisiert“ (überbeglaubigt) und kann anschließend im Ausland verwendet werden.

Wo genau kann eine Apostille beantragt werden?

Eine Apostille kann bei der folgenden Behörde beantragt werden:

Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten

Referat Apostillen & Endbeglaubigungen

Kirchhofstraße 1-2

14776 Brandenburg an der Havel